Уміння розпоряджатися часом разом з правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює Ваш успіх або невдачуБагатьом знайома приказка «Точність — ввічливість королів».
Проте мало хто знає її продовження. Повністю цей вислів звучить так: «Точність — ввічливість королів і обов’язок всіх добрих людей». Ця думка належить французькому монарху Людовику XIV.
Вона прозвучала в епоху, коли етикет — як зовнішні форми поводження — розвивався в Європі особливо бурхливо.
Точність, пунктуальність, уміння поводитися з своїм часом і поважати час інших людей — всі ці якості здавна цінувалися в людській взаємодії.
У наші дні в діловому середовищі, в ситуації інтенсифікації ділового спілкування, прискорення процесів бізнесу, величезних швидкостей уміння ділової людини управляти часом — чи не найважливіший ділова .
«І куди лише пішов мій час?», «Робочий день пролетів, а нічого не зроблено!», «Як дні біжать!», «Я нічого не встигаю» — лунають стогони багатьох ділових людей. Тягар робочого навантаження і стресові ситуації тиснуть все сильніше. Що пригнічує число людей, що діють в діловій сфері, рано чи пізно серйозно замислюються: як стать ефективнішим? Як працювати менше, а робити більше? Як зробити реальністю приказку: «Не все у свій час, а все — в мій час!»
Чому це важливо — уміти управляти своїм часом? Передусім, тому, що час — це найцінніший капітал і найдефіцитніший ресурс людини. Час схожий на здоров'я — це і найважливіше багатство і одночасно найбільша проблема. Якщо не можеш управляти часом, то не вийде управляти нічим і ніким іншим.
Відчуй значення і цінність часу, щиро відповівши на питання:
1. Чи вистачає тобі часу?
2. Що означає для тебе час?
3. Як ти поводишся зі своїм часом?
4. Скільки часу у тебе залишилося?
Твої роздуми над питаннями і відповідями проливають світло на твої відносини зі своїм часом. Чи задоволений ти в цілому своїми відповідями? Яке питання справило на тебе найсильніше враження? Зараз ти зробив перший крок на шляху управління своїм часом.
«Поглиначі часу» ділової людини
Щоб управляти своїм часом, корисно спершу познайомитися з «поглиначами» часу сучасної ділової людини. Їх називає Л. Зайверт в своїй книзі «Ваш час — у Ваших руках».
Уважно вивчи список і вияви свої особисті поглиначі:
1. Нечітка постановка мети.
2. Відсутність пріоритетів в справах.
3. Спроба занадто багато зробити за один раз.
4. Відсутність цілковитого уявлення про майбутні завдання і шляхи їх вирішення.
5. Погане планування трудового дня.
6. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.
7. Надмірне читання.
8. Погана система інформації з проблем твоєї професійної діяльності.
9. Нестача мотивації (байдуже ставлення до роботи).
10. Пошук записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів.
11. Недоліки кооперації або розподілу праці.
12. Телефонні дзвінки, що відривають від справ.
13. Незаплановані візитери.
14. Нездатність сказати «ні».
15. Неповна інформація, що запізнилася.
16. Відсутність самодисципліни.
17. Невміння довести справу до кінця.
18. Відволікання (шум).
19. Затяжні наради.
20. Недостатня підготовка до бесід і обговорень.
21. Відсутність зв'язку (комунікації) або неточний зворотний зв'язок.
22. Базікання на приватні теми.
23. Надмірна комунікабельність.
24. Надмірність ділових записів.
25. Синдром «відкладання».
26. Бажання знати всі факти.
27. Тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі).
28. Поспіх, нетерпіння.
29. Дуже рідкісне делегування (передоручення) справ.
30. Недостатній контроль за передорученими справами.
Тепер ти знаєш «поглиначі» твого часу в обличчя. Проаналізуй і наміть, як їх подолати. Заповни, наприклад, таку таблицю:
Мій «поглинач» часу - Причини, по яких цей «поглинач» в моєму житті - Що я можу зробити для усунення цього «поглинача»
Працюючи зі списком «поглиначів» часу, ти напевно відмітив, що багато хто з них пов'язаний з культурою ділового спілкування, загалом, і правилами ділового етикету, зокрема. Прокоментуємо деякі «поглиначі» в аспекті ділового етикету.
«Поглинач» часу — нечітка постановка мети. Приміром, якщо ділова людина нечітко ставить мету ділової зустрічі або вирушає на ділові переговори, виходячи з логіки: «Діятиму по ходу справи, як вийде», то вірогідність успіху ділової комунікації і коректного відстоювання своїх ділових інтересів різко знижується. До того ж, якщо ділова людина не продумує свою ціль, тобто не вибудовує образ майбутнього результату, то, скоріш за все, він згає свій робочий час даремно і «розбазарить» час свого ділового партнера. Адже уявлення про те, що «час — гроші» в будь-якій культурі бізнесу в наші дні є аксіомою.
«Поглинач» часу — особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл. Абияк організований діловий простір письмового столу, кабінету, хаос в документації, виснажливі пошуки ділових паперів говорять таким, що оточує про легковажність і безвідповідальність. Подібні якості ніяк не поєднуються з професіоналізмом і діловим успіхом. Добре відомо, що ідеальний порядок на столі, в портфелі, підготовлені ділові папери перед призначеною зустріччю свідчать про повагу до партнера, сприяють налагодженню контакту і створенню клімату довіри.
«Поглинач» часу — телефонні дзвінки, що відривають від справ.
Кожному з нас, безумовно, знайома ситуація, коли під час ділових бесід, зустрічей, переговорів, як грім серед ясного неба, дзвонить телефон. Причому, звичайно це відбувається в найневідповідніший момент — пред'явлення аргументів, ухвалення рішення або серйозних роздумів. Що робити: відповідати на дзвінок, ігнорувати дзвінок, зображаючи, що нічого не трапилося, гніватися або демонстративно відключити телефон? У діловому телефонному етикеті існує суворе правило: під час ділової комунікації лицем до лиця телефон слід відключати (або попросити секретаря тимчасово не з’єднувати тебе ні з ким). Якщо зробити це з якоїсь причини не можливо, наприклад, ти чекаєш важливого дзвінка, то необхідно зазделегідь попередити про це свого партнера. Якщо ж специфіка твоєї роботи включає такі ситуації, що ти особисто спілкуєшся з відвідувачами, начальством, колегами, підпорядкованими і в той же час, тобі можуть дзвонити, то, запам'ятай наступне.
Коли твою очну бесіду з ким-небудь перериває телефонний дзвінок, то можливі варіанти:
1. Вибачся перед партнером, зніми трубку і попроси того, хто дзвонить почекати біля телефону, пояснивши ситуацію. Обов'язково скажи, скільки хвилин доведеться чекати і запитай чи є у того, що дзвонить така можливість.
2. Вибачся перед партнером, зніми телефонну трубку і попроси того, хто дзвонить передзвонити пізніше, пояснивши ситуацію. Обов'язково скажи, через скільки часу ти будеш готів говорити.
3. Вибачся перед партнером, зніми телефонну трубку, поясни тому, хто дзвонить, чому ти не можеш поговорити зараз, запиши телефон і передзвони сам, коли закінчиш особисту бесіду.
4. Вибачся перед партнером, зніми телефонну трубку і лише в самому крайньому випадку, проведи ділову бесіду по телефону, причому, вкрай стисло.
Пам'ятай, що етикет вимагає не переривати особисту бесіду з людиною телефонними розмовами. Коли партнер, якого ти приймаєш, бачить, що під час бесіди з ним, ти відкладаєш інші справи, це дозволяє йому відчути свої значущість і твоє шанобливе відношення до нього.
«Поглинач» часу — затяжні наради. Це справжній бич сучасних організацій. Переважна більшість менеджерів відчувають відразу до цього виду ділової комунікації.
Люди засідають годинами, відчувають стрес, захворюють, конфліктують. А частенько так нічого і не вирішується.
Час витрачається, ситуація не поліпшується. Щоб формувати оптимальну корпоративну культуру, проводити ефективні наради, приймати раціональні бізнес-рішення наради потрібно скрупульозно планувати і готувати. Чітко поставлена мета, детальний порядок денний, розподілені ролі учасників і, звичайно, бажання учасників працювати разом — ось складові економії робочого часу на нараді. Тільки в цьому випадку 1 1,5 години наради можуть дати відчутний бізнес-результат і мотивувати персонал.
Про етикетну поведінку співробітників на нараді варто сказати особливо:
жодних запізнень і ранніх відходів, вимкнені мобільні телефони, відсутність сперечань, публічні виступи лаконічні і по суті, настрій на співпрацю, а не критиканство — ось що рекомендує бізнес-етикет.
«Поглинач» часу — базікання на приватні теми. Традиційно російська ділова культура передбачає, що люди на роботі не тільки працюють заради успіху своєї компанії, але і одержують емоційну підтримку. Для цього вони, як правило, діляться своїми особистими проблемами, розповідають, що і як відбулося в їх приватному житті, просять поради товаришів по службі. Причому, відбувається все це в оплачуваний робочий час! Витрата десятків робочих хвилин і годинника на балаканину — прикмета багатьох компаній. З позицій ділового етикету приносити на роботу свої особисті проблеми і тим більше обговорювати їх із колегами — верх непристойності. Зрозуміло, перебувати на службі з загадковим виглядом і не повідомляти про себе жодної особистої інформації — це крайність. Тут актуальне питання міри і місця. Коли, скільки і яких подробиць доречно повідати про себе своїм товаришам по службі. І головне — чи потрібне їм це, чи зацікавлені вони в особистих розповідях про чуже життя, чи не поставлять їх подібні оповідання в ніякове .
Етичний аспект базікання полягає в тому, що час, який оплачує працедавець, багато хто витрачає на свої особисті потреби, таким чином, крадучи його.
«Поглинач» часу — тривалі чекання (наприклад, домовленої зустрічі). Спізнюватися на роботу, ділову зустріч, нараду, переговори, примушувати ділових партнерів чекати себе — означає, робити замах на їх час. До того ж, це презентація себе як ненадійної, непередбачуваної, безвідповідальної людини. За той час, поки твої партнери чекали тебе, втрачаючи свій «найдефіцитніший ресурс» — час, вони могли б зробити щось корисне, сприяюче діловому успіху. А ти вкрав час, обмеживши їх, зробивши інтервенцію в чуже ділове життя. Все це — ознаки зневаги. Така поведінка сприймається як сигнал: «Ти не важливий, не цінний, можеш і почекати, нічого страшного з тобою не трапиться». Цей підхід — поза пристойністю і поза етикетом. Причому, не важливо, чому ти запізнився: зламався будильник, застряг ліфт, затихнув мотор автомобіля, утворилася дорожня пробка. Висновок один — ти не поважаєш свого ділового партнера. Чи захоче він в цьому випадку поважати тебе, розуміти тебе, довіряти тобі? Манера спізнюватися не зміцнює репутацію і не працює на формування позитивного іміджу. Німецька приказка свідчить: «Того, хто спізнюється, карає життя».
Щоб узяти свій час в свої руки, ефективно управляти часом, не піддаватися стресам, добиватися особистих і професійних успіхів, а також дотримувати вимоги ділового етикету, діловій людині важливо виробити особисті підходи до управління часом. Для цього доцільно врахувати специфіку ділового середовища, особливості професійної діяльності, особисті біоритми і рекомендації по управлінню часом.
Вельми корисними можуть бути організаційні принципи розпорядку дня по Зайверту Л.
Правила початку дня
• Розпочинай день з позитивним настроєм.
• Добре поснідай і без поспіху — на роботу.
• Починай роботу по можливості в один і той же час.
• Перевір ще раз план дня.
• Розв’язавши відносно просте завдання, створи собі гарний настрій.
• Вранці займися важливими і складними завданнями.
Правила, що стосуються ходу дня
• Фіксуй терміни виконання завдань.
• Уникай дій, що викликають зворотну реакцію (перевіряй ще раз все свої дії з погляду їх необхідності).
• Відхиляй невідкладні проблеми, які додатково виникають.
• Уникай незапланованих імпульсних дій.
• Своєчасно роби паузи і дотримуй розмірений темп роботи.
• Невеликі однорідні завдання виконуй серіями.
• Між серйозними справами роби паузи.
• Раціонально завершуй почате (уникай «стрибків в роботі», перед перериванням роботи наміть наступне завдання, яке можна встигнути завершити).
• Резервуй для себе спокійний час (1 годину) для важливих, але не термінових справ.
• Контролюй час і плани (разом з відстежуванням свого часу, багато разів перевіряй ще раз свої плани дня з погляду виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів).
Правила завершення робочого дня
• Завершуй незроблене (всі початі невеликі справи прагни завершити протягом одного дня).
• Здійснюй контроль результатів і самоконтроль.
• Складай план наступного дня.
• Вирушай додому з гарним настроєм: для цього визнач найважливішу позитивну подію дня.
Бережи свій «найдефіцитніший ресурс» — час. Поводься з своїм часом так, як ти поводишся з своїми грошима. Дотримуйся етикету! Бережи час своїх ділових партнерів. Поступаючи так, ти економиш їх гроші. Безумовно, вони оцінять це!
P.S. Поки я писала цю статтю, пройшов якийсь час. Поки ти читав цю статтю, пройшов якийсь час. А ти не замислювався, можливо, це не час проходить, а ми проходимо крізь час?..
Що приходить тобі в голову, які у тебе виникають асоціації, коли ти чуєш слово «час»?
Ось такі асоціації виникають у московських менеджерів зі словом «час» (за матеріалами тренінгу «Управління часом»):
Дорого, години, хвилини, циферблат, маятник, Спаська вежа Кремля, роки, століття, проходити, гроші, швидкоплинний, план, «зупинися, мить, ти чудова», не вистачає, неповторно, все ставить на свої місця, лікує, початок і кінець, тягнеться, біжить, пішло, не можна купити.
У списку манер, які найбільше дратують в діловому спілкуванні — запізнення стоять на першому місці.
Дані А. Маккензі (Цит. по книзі Л. Зайверта «Ваш час — у Ваших руках»)
Із ста менеджерів:
• Лише один має досить часу
• Десятеро вимагається на 10 % більше часу.
• Сорока менеджерам потрібно 25 % додаткового часу.
• Іншим не вистачає 50 % часу.
http://www.buket.ck.ua
