Проекти, за визначенням, унікальні. Кожен проект організовується для досягнення своєї специфічної мети. Проте, існують деякі загальні принципи, на підставі яких будується управління успішними проектами. Їх називають «золотими правилами» управління проектами.Для практично будь-якого починання наслідки невдалого старту бувають дуже важко відшкодувати надалі. Проекти в цьому сенсі не є виключенням. Невдалі проекти, як правило, мають таку сумну долю через недотримання на самому початку проекту низки основоположних принципів.
При запуску проекту особливо важливо встановити порядок ведення проекту і ті рамки, в яких проект здійснюватиметься.
2. Робота із замовником
Визначайте, хто найбільш зацікавлений в успіху проекту і хто найбільше втрачає у разі його невдачі. Необхідно встановити, в чиїх інтересах виконання проекту і, зокрема, хто його фінансує. Як правило, це не одні і ті ж люди. Бажано з'ясувати сфери впливу цих людей, узгодити з ними, коли і як може бути потрібна їх підтримка. Менеджер проекту приречений на невдачу, якщо він не усвідомлює цілі, мотиви і напрями діяльності всіх залучених в проект сторін. Один з найбільш ефективних способів добитися підтримки всіх зацікавлених сторін — використовувати такі організаційні форми, як наглядова рада або комітет з управління проектом. Оскільки купують, створюють і використовують результати проекту люди, то якщо підтримувати цілі, позиції і потреби цих людей - можна добитися реальних вигод в бізнесі для замовника і отримати задоволення від добре виконаної роботи.
3. Визначення області застосування проекту
Досягайте угоди із замовником про чітке визначення області робіт і взятих зобов'язаннях. Така угода повинна бути якомога детальнішою, щоб його надалі можна було використовувати як основи для контролю змін. Треба зрозуміти, яким чином область, в якій працює виконавець, пов'язана з бізнес-цілями замовника і які основні вигоди отримає замовник при їх реалізації.
4. План
Не намагайтеся складати план того, чого не знаєте. Краще планувати на короткий термін, детально описавши цикли «план — виконання — результати». Це найпростіший і, можливо, найефективніший спосіб управління ризиками. Повинен бути мікроплан на поточний етап, потім мікроплан на майбутні етапи, що включає ключові показники виконання. Слід звернути увагу на зроблені при підготовці плану припущення і допущення (особливо пов'язані з пізнішими етапами), уявивши їх на затвердження замовнику. Але відзначимо, що тільки найближче майбутнє може бути передбачено з певною мірою точності.
5. Управління ризиками
Визначайте основні ризики, аналізуйте їх дію, розробляйте стратегії і плани їх стримування. Ризики повинні контролюватися на кожній стадії проекту для того, щоб вчасно привести в дію план по їх стримуванню. Будь-яка зміна у вимогах до проекту, області його застосування, підході до проекту є ризиком, який повинен бути обов'язково оцінений і включений в план. Якщо ризики за проектом не відстежуються, то, як правило, виникає ситуація, коли на перші 90% робіт за проектом доводиться 10% витрат, а останні 10% робіт вимагають 90% витрат. Необхідна спеціальна методика для подолання ризиків, внесення відповідних змін і гарантії досягнення критичних чинників успіху.
6. Підбір команди
Будь-який тренер знає, що найкращі шанси перемогти має та команда, в якій забезпечений правильний підбір із наявних гравців. Проекти в цьому сенсі не є винятком. Треба визначити оптимальну конфігурацію команди і включити в неї тих, хто «вписується» в склад або має великі потенційні можливості. Важливе значення має здібність індивіда до адаптації, його уміння «вписуватися» в колектив. Один, але здібний швидко навчатися, часто кращий за кількох «всезнайків». Отже, при підборі людей необхідно керуватися їх професійними якостями, умінням швидко адаптуватися і умінням працювати в команді.
7. Підтримка командного духу
Проводьте більше часу разом, щоб у членів команди проекту виникало відчуття приналежності до досягнення мети проекту. Ніколи не існує окремого «я» в проекті — завжди є «ми», як у разі успіху, так і в разі невдачі. Необхідно роз'яснювати цілі проекту і як ці цілі пов'язані з намірами замовника. Треба чітко уявляти, як ці цілі будуть досягнуті командою проекту. Це особливо важливо для тих членів команди, хто «влився» в команду не з самого початку робіт за проектом. Слід акцентувати увагу на персональній відповідальності, але в той же час кожен член команди проекту повинен чітко знати, що від нього чекають і за якими показниками оцінюватиметься виконана робота. Необхідно створювати робоче середовище, найбільш відповідне для команди, знаходити час для того, щоб подякувати людям, особливо, якщо це торкається виконання роботи, що виходить за коло їх обов'язків.
Вдячність — один з основних мотивів, які спонукають до роботи.
8. Щирість і упевненість в спілкуванні
Домовтеся про стандарти і принципи спілкування і підготовки звітності про стан проекту, твердо дотримуйтеся цих принципів. Будьте щирими в спілкуванні. Прагніть вести роботу так, щоб уникати неочікуваних ситуацій.
У зв'язку з цим необхідно завжди бути «в гущавині подій». Не варто обмежуватися формальними звітами, можна використовувати і презентації, і спеціальні брифінги, і контрольні зустрічі. Бажано використовувати стратегію, спрямовану на мінімізацію конфліктів, але уникнути повністю конфліктних ситуацій навряд чи вдасться. Потрібно бути готовими до виникнення таких ситуацій і уміти їх вирішувати.
9. Використання плану якості робіт за проектом
У плані якості робіт за проектом повинно бути чітко визначено, яким чином виконуватимуться зобов'язання за проектом. Важливо, щоб включені в методологію проекту оцінки, а також процеси планування, контролю і управління змінами, спірними питаннями, а також підготовка документації, підкріплювалися реальним досвідом практичної діяльності. У плані якості робіт за проектом повинні бути описані процедури і стандарти, які будуть використані в проекті і на основі яких проводитиметься аудит якості.
З цього виходить, наскільки важливо затвердження даного документа з боку замовника.
10. Підготовка документації
Будь-який досвідчений менеджер проекту скаже, що будь-які дії, як з боку виконавця, так і з боку замовника повинні бути узгоджені письмово. Необхідно документувати і зберігати всі результати, угоди, рішення, спірні питання, дії (тобто все, що може зробити вплив на хід виконання проекту), що робляться, а також все листування і протоколи нарад. Все це необхідно зберігати, оскільки ніколи не знаєш, в який момент це може знадобитися.
Письмові докази використовуються для того, щоб уникнути розбіжностей або врегулювати спірні моменти. Так, приміром, контракт, що добре пропрацював, забезпечує взаємний захист як виконавця, так і замовника.
11. План завершення проекту
Уміле і ефективне завершення проекту може зробити значний внесок
в його успіх. Завершення проекту — завершальний етап процесу змін, що вносяться. Планувати завершення проекту потрібно заздалегідь. Завершальне враження про проект залишається в пам'яті людей. Необхідно підготувати звіт
про закінчення проекту, в якому повинно бути відбито: що було зроблено добре, що було зроблено погано, що можна було б зробити краще. Така самооцінка необхідна тим, хто здійснюватиме майбутні проекти, і як інструмент самовдосконалення.
http://www.buket.ck.uа
