Корпоративне свято - важлива частина життя кожної компанії, невід'ємний елемент корпоративної культури, «цеглинка», що закладається в фундамент позитивного іміджу роботодавця на ринку праціПрикрашення місця свята.
Повітряні кулі - найбільш зручні й барвисті. З них легко зробити тематичні прикраси, скласти логотип компанії. Привабливо й ошатно виглядять фігури з чотирьох-п'яти куль або гірлянди (ланцюжка). Для свята, на який запрошені 100 чоловік, у середньому знадобиться 200-300 кульок.
Надувають їх самостійно або за допомогою компресора (його можна взяти в оренду). Прикрашати приміщення кульками рекомендується не раніше, ніж за дві години до початку торжества. Радимо дотримуватися корпоративних барв; як варіант можна нанести на кулі логотип компанії. Шести-восьми працівникам на прикрашання повітряними кульками приміщення, де планується розмістити 100 чоловік, знадобиться не менше години.
У першу чергу, подбайте про прикрашення входу до місця проведення свята (саме тут починається урочистий захід, це свого роду його візитна картка); проходів, сцени (або трибуни, де пройдуть виступи); місця для конкурсів.
Крім кульок можна використати інші аксесуари: квіти й композиції з них (зокрема, з сухих або штучних), екзотичні рослини, підвісні панелі з різними прикрасами й малюнками, декоративні ширми, скляні або крижані скульптури, фонтани, світлове оформлення, мильні бульбашки - все залежить від обсягу бюджету й фантазії організаторів.
Не варто забувати про те, що паралельно з прикрашанням приміщення йде інша підготовча робота з організації свята. Варто обговорити час і почерговість робіт із організаторами, щоб уникнути зайвої суєти в цей відповідальний період.
Запрошення.
Елегантно оформлене запрошення - це ще й «візитка» корпоративного свята, і своєрідний початок торжества; воно має мотивувати взяти в ньомк участь. Якщо захід проходить в Угр-форматі, розсилання запрошень обов'язкове. Яких-небудь строгих вимог до їхньої форми й змісту немає, головне - чітко вказати день, час і місце проведення події. Нерідко в таких листівках позначається дресс-код, тривалість заходу, кількість запрошених (з називанням VIР-персон), можливість присутності на вечорі чоловіка або близького друга, короткий переказ змісту свята. Це допомагає розвантажити організаторів від необхідності відповідати на стандартні запитання.
Запрошення вручаються (розсилаються) не пізніше, ніж за два тижні до урочистої дати. Ім'я запрошеного необхідно вписувати в стандартний бланк від руки, ця ж вимога ставиться й до підпису. Одначе допускається факсиміле синім або фіолетовим чорнилом, що імітує підпис пером «від руки».
Листівка може бути як стандартної форми, так і оригінальної, залежно від профілю компанії й фантазії організаторів; тематичної - наприклад, листівка у вигляді автомобіля (якщо захід влаштовує автомобільна компанія), пляшки (виробник спиртних напоїв); сніжинки (виробник холодильного устаткування) тощо, або фантазійної - у вигляді музичної скриньки, маленької туби із сувоєм, оригінальної символічної монети компанії... Слід виявити креативність, щоб запрошення створювало святковий настрій уже навіть своїм зовнішнім виглядом.
Якщо свято проводиться винятково для колективу компанії, можна використати запрошувальні листівки для розиграшів усіляких призів. Приміром, на кожній із них вказати одну з літер з назви компанії (або продукту/послуги). Група співробітників, що першою збере повну назву компанії (або продукту/ послуги), одержує приз.
Подарунки.
На корпоративній вечірці, організованій як альтернатива премії або річному бонусу, доречно піднести цінні подарунки співробітникам, що забезпечили високі досягнення в роботі за цей період. У деяких випадках можна обмежитися врученням символічного сувеніру кожному запрошеному (на початку торжества або після його закінчення як пам'ятний подарунок). Сувеніром може стати корисна й не дуже дорога річ: кухоль, підставка для ручок, футболка, килимок для комп’ютерної „миші” тощо. Можливе нанесення на подарунки логотипу компанії, але при цьому важливо виявити почуття міри (ми даруємо людині сувенір, а не логотип). Звичайно, якщо подарунок вручається з метою презентації нових продуктів/послуг, фірмовий знак може бути більш помітним.
Співробітників слід заохочувати призами й у ході конкурсів, ігор, змагань. У такому разі підійдуть фотоальбоми, книги, аудіо- й відеодиски, брелки, кружки, ручки та інші корисні дрібнички (допустимо - з логотипом компанії).
Для командних тривалих ігор рекомендується приготувати більш дорогі презенти. Нанесення корпоративної символіки на цінніі подарунки для VIР-гостей не схвалюється.
Сценарій.
Сюжетну лінію корпоративного свята необхідно ретельно продумати «від і до». Обов'язкові елементи — привітання (спічі), які «озвучують» ідею урочистих зборів, а також ігри й конкурси, якими потрібно охопити якнайбільше людей, включаючи й активних уболівальників. Сценічна й культмасова частина свята організується так, щоб всі учасники відчули себе не просто працівниками однієї компанії, а й друзями (див. додаток 1).
Як правило, відкриває торжество нетривла, але ємка промова керівника. Після чого слово передається топ-менеджерам й VIР-гостям. Одначе можливий і такий варіант, коли вітання випливають не один за одним, а перериваються концертними номерами або конкурсами. Після урочистої частини доречно провести нагородження працівників компанії.
Привабливою є цілісна програма сценарію, присвяченого певній темі (наприклад, «Острів скарбів», «Алі-Баба й сорок розбійників”, «Пісня року», «Східні ігри», «Бал Сніжної Королеви», «Танці року» тощо — див. додаток 2). У цьому випадку потрібні стильні декорації, костюми й діючі особи театралізованої вистави (якщо це співробітники вашої компанії, їх потрібно заохотити - на святі вони будуть працювати, а не відпочивати).
Якщо на торжество запрошені VIР-гості або більш як 300-400 чоловік, конкурси проводити не рекомендується. Елемент змагальності на таких заходах допустимий лише в тому випадку, якщо конкурс організований за принципом елітарного казино з дуже дорогими призами. Рекомендується залучення професійних ведучих, відомих артистів. Самотужки компанія навряд чи зможе витримати всі вимоги до подібного шоу, бажано вдатися до послуг івент-агентства.
Ейчару варто взяти на замітку, що ефектніший один «ексклюзивний цвях програми», ніж значна кількість відомих виконавців.
Нагородження.
Церемонія вручення співробітникам нагород за внесок у розвиток їхньої організації може бути як офіційною, так і жартівливою (наприклад, кращий фахівець з продажів - «Годувальник компанії», старший серед програмістів - «Суперстар», завгосп - «Золоті руки» тощо.). Відповідно до різновиду діяльності компанії визначаються номінації, у кожній з яких вручаються нагороди (почесні грамоти, посвідчення, ордени або медалі). Нагороди й посвідчення до них замовляються в граверній майстерні завчасно, вони мають виглядіти як коштовні ювелірні вироби.
Необхідно створити урочисту обстановку: прикрасити місце церемонії, підібрати освітлення й відповідний музичний супровід. Нагороджує працівників особисто керівник компанії. Якщо церемонія проходить у жартівливій формі, доречно довірити її проведення дотепному ведучому.
Ведучий.
Вечірка, на яку зібралися лише співробітники компанії, може супроводжуватися конферансом одного з них. Ця людина має вміти привертати до себе увагу, чітко викладати свої думки, бути дотепною, відкритою, з гарною дикцією. Якщо на свято запрошені VIР-гості й конкуренти, варто найняти ведучого-професіонала. Варіанти вибору в цьому випадку:
* тамада (його запрошення доцільне лише за того випадку, якщо в цієї людини є значний досвід проведення корпоративних урочин);
Кращий варіант - так звані ігрові ведучі, послуги яких надають івент-агентства.
До ведучого висувається ряд вимог. Він має усвідомлювати, що гості свята сприймають його як головного організатора, оскільки саме він - основна діюча особа, будь-яка його помилка може перекреслити працю багатьох людей, задіяних у підготовці торжества. Тому з цією роллю впорається лише зібрана й відповідальна людина, завжди відкрита стосовно учасників свята, що почуває настрій аудиторії. Завдання ведучого - зустріти й розмістити (розсадити) гостей, дотримуватися сценарію, але водночас бути готовим до його коректування.
Явна ознака поганої організації свята й непрофесіоналізму ведучого — утворення «груп по інтересах», на які розбивається колектив, ігноруючи зусилля організаторів. Настирливий конферанс неприпустимий: ваші співробітники зібралися не для того, щоб виконувати команди «масовика-витівника», а в першу чергу, щоб цікаво, весело відпочити в своєму колективі. Програма корпоративної вечірки має бути приємною й участь у ній — невимушеною для всіх запрошених.
Ігри й конкурси.
Після остаточного затвердження сценарного плану й визначення кількості конкурсів, ігор та іншого слід встановити, який матеріал та інвентар потрібні для їхнього проведення. Устаткування для ігрових заходів можна закупити або взяти в оренду в івент-агентстві.
Якщо неформальна зустріч співробітників організована з виїздом на природу, конкурси повинні максимально використати відкритий простір. Залежно від віку й фізичної форми учасників рекомендується включити в програму спортивні змагання (наприклад, футбол, баскетбол або гандбол). Команди найкраще формувати зі співробітників великих структурних підрозділів (скажімо, фронт-офіс проти бек-офису).
Найбільшу увага рекомендується приділити правильній організації й ефектності перших конкурсів на святі. Вони слугують рекламою всієї конкурсної програми, а тому коло учасників слід визначити заздалегідь. Ці заходи не повинні бути важкими, а тим більше, виснажливими, і тоді впродовж усього свята до «змагання» можна залучити практично весь колектив. Після проведення чотирьох-п'яти конкурсів увага до цієї частини програми слабшає, отже варто чергувати їх із виступами запрошених артистів, спічами гостей тощо. Командні й одиночні конкурси також варто чергувати. Доречно продумати залучення співробітників у танцювальні номери. Ця програма повинна враховувати смаки й інтереси всіх запрошених. Можливе проведення караоке із врученням призів або жартівливих посвідчень - приміром, «співаючий директор».
Банкет.
Не рекомендується затримувати учасників за столом більше 1,5 години. Їжа й споживання напоїв не повинні бути самоціллю свята! Водночас конкурси, ігри й змагання не слід проводити менш, аніж через півгодини після того, як запрошені приступилися до трапези - гостям потрібно дати можливість продегустувати страви й напої.
Після свята.
Наступного дня після свята (або впродовж трьох-чотирьох днів, якщо запрошених було дуже багато) необхідно подякувати VIP-гостям за участь у ньому (неодмінно - в письмовій формі).
Завершальним акордом торжества в компанії стане корпоративна газета зі «звітом» про свято (або відеофільм, файли з фотографіями на сервері компанії). Якщо зйомки проводилися співробітниками самостійно, гарним тоном у діях ейчара буде організація конкурсу на найбільш вдалий (веселий, курйозний) знімок.
Підготовчі роботи до корпоративної вечірки варто починати не менше, ніж за два місяці до дати її проведення. Замовлення послуг «під ключ» в івент-компанії також слід направляти завчасно - не менше, ніж за місяць до запланованого торжества. Добре організований захід надовго лишиться в пам'яті співробітників як свідчення піклування про них із боку керівництва, послужить стимулом до сумлінної колективної роботи й прояву творчості, а також помітно підвищить імідж компанії.
